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二次会での効率的な出欠管理方法とは?

   

二次会で幹事をお願いされてしまった
という方の中でお悩みのことに

「これまで幹事なんてやったことない」
「相手方の幹事も良く知らない人だ」
「どうやって結婚式の二次会を進めていいのかわからない」
「ふつうの飲みの席でも急な欠席等で予算の問題がでるのに、
結婚式の二次会という場で自分にそれがつとまるのか?」

初めての二次会の幹事でこういったことに悩んでいる人もいるでしょう。


二次会といえども、結婚式当日に行う御祝い事ですから、
なんとか成功させたいとも同時に思っているという人もいるでしょうから、
二次会での効率的な出欠管理方法とはどういったものか?
ということを掲載しておきます。


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二次会の出欠管理の基本


まず、会場を決める際には
新郎新婦側と一緒に食事等を行って最終的な会場を決める
というのが一般的です。

すでに新郎新婦側が会場と予算を決めているという場合も多いでしょう。


あと、勘違いしている人も多いのですが、
二次会はすべて自分達が会費で出したもので構成されていると思う人がいます。

これは間違いで基本的に新郎新婦側が予算を決め、手出しをし、
新郎新婦側がトントンか赤字になるというのが多いです。



出欠管理の基本


上記を見てもわかるように二次会の出席は、
幹事にとってどう管理するかということが重要になります。

きちんとこれができていないと、
新郎新婦側にかなりの赤字を出させてしまうことがありますからね。

ですから、
二次会の出席・欠席については3か月前程度に招待状を出す
ということになります。


一番いいのは、予算がかかってしまいますが、
二次会の出席を返信はがき付で行い、返送が無かった場合には、
こちらから電話等で連絡し、本番の2か月前には確定させる。

これが終わると、会費として入ってくるお金が決定しますから、
演出や余興等、景品等で使えるお金というのが決定していきます。


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出欠管理の誤算


これだけの収入が入ってくるというのを確定させるためには、
かなり早い時期に二次会のお知らせをする必要があります。

これだけ来るであろうと口約束で計算していると、
欠席の場合にその会費がはいってこないことになり赤字になってしまいます。


事前に二次会の出席が確定しました。

というような連絡をしておくと、急きょ欠席になったという場合にも、
会費は払ってもらえることが多いので新郎新婦の負担が少なくなります。



まとめ


欠席を気軽にさせないためにも、基本はハガキでの出欠確認
出席について確定した場合にはその連絡を入れるということで、
出欠を管理することができます。

当日どうしても出たいと人数が増える場合には、会場と相談することで可能ですから、
お金のかかる部分の出欠管理というのはシビアに行っていきましょう。



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 - 結婚:二次会 ,

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